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Você conhece o novo decreto sobre digitalização de documentos?

Você conhece o novo decreto sobre digitalização de documentos?

No dia 19 de março de 2020, foi publicado o Decreto nº 10.278/2020, que estabelece procedimentos para digitalização de documentos públicos e privados, de forma que produzam os mesmos efeitos legais e tenham o mesmo valor que os documentos originais.

Com um mundo cada vez mais digital, a exigência de manter arquivos em papel armazenados fazia cada vez menos sentido. O Decreto nº 10.278/2020 surgiu para colocar em prática um sonho de muitos profissionais: a migração dos documentos para o formato eletrônico – mantendo sua validade legal e valor originais.

Mas o que você precisa saber sobre o Decreto nº 10.278/2020 para manter sua empresa atualizada e investir na digitalização dos documentos? Confira logo a seguir.

Qual é o objetivo do Decreto nº 10.278/2020?

O objetivo do Decreto nº 10.278/2020 é facilitar a administração e gestão de documentos públicos e privados, de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos.

A quem se aplica o Decreto nº 10.278/2020?

As disposições do Decreto nº 10.278/2020 se aplicam aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos:

  1. Por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e
  2. Por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno, outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.

Vale destacar que o Decreto não se aplica aos documentos originalmente produzidos em formato digital, tampouco aos documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional e aos documentos microfilmes, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório.

Quais são as regras para digitalização?

De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, para que o documento digitalizado produza os mesmos efeitos do documento original, os procedimentos e as tecnologias utilizadas em sua digitalização devem assegurar:

  • A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
  • A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos;
  • A qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento;
  • A confidencialidade do documento, quando aplicável; e
  • A interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Quais são os requisitos na digitalização?

O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

  • Ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
  • Seguir os padrões técnicos mínimos previstos; e
  • Conter, no mínimo, os metadados especificados.

Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento sendo que, na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplicam-se as exigências especificadas nos itens acima.

É possível descartar os documentos após a digitalização?

De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, após o processo de digitalização realizado conforme os procedimentos previstos, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

Como deve ser feita a manutenção dos documentos digitalizados?

O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:

  1. A proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
  2. A indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado e a conferência do processo de digitalização adotado.

Além disso, os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

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